UBL, CII, Factur-X: The E-Invoicing Formats You Need to Know in France 

The end of PDF invoicing for B2B transactions 

Beaucoup d’entreprises envoient encore leurs factures sous forme de PDF joint à un e-mail. Simple et rapide, cette pratique ne sera pourtant plus suffisante dans le cadre de la réforme française de la facturation électronique. Pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA, un nouveau cadre s’impose progressivement : dès le 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs grandes entreprises et ETI. L’émission sera quant à elle obligatoire à cette même date pour les grandes entreprises et ETI, puis au 1er septembre 2027 pour les PME et TPE. 

Dans ce nouveau cadre, les factures devront obligatoirement transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), soit directement, soit via une solution raccordée à l’une d’elles (liste officielle disponible sur le site de la DGFiP). 

The formats recognised by the reform: UBL, CII and Factur-X 

La vraie question n’est plus de savoir comment envoyer un PDF, mais de choisir le bon format de données structurées. Pour être conforme à la norme européenne EN 16931, trois formats sont acceptés dans le cadre de la réforme française : UBL, CII et Factur-X. 

L’UBL (Universal Business Language) est un format XML structuré, largement utilisé en Europe et compatible avec le réseau Peppol pour l’interopérabilité internationale. Le CII (Cross Industry Invoice) est également un format XML structuré, pensé pour le traitement automatisé par les logiciels comptables et financiers. Le Factur-X, quant à lui, est un format hybride qui combine un PDF lisible par l’humain et un fichier XML intégré contenant les données structurées. 

Les plateformes partenaires ont l’obligation réglementaire de savoir émettre et recevoir ces trois formats, et de générer un document lisible pour permettre une vérification humaine si nécessaire. 

Why structured data changes everything 

A standard PDF file, even when sent digitally, does not qualify as an electronic invoice under the reform. To be valid, an invoice must be issued, transmitted and received in structured form, so that it can be processed automatically by IT systems. This structuring brings concrete benefits: better data quality, elimination of manual re-entry, reduced errors and fraud risk, and faster accounting workflows. 

A reform that goes beyond simple digitalisation 

Au-delà du format, la réforme impose également des obligations de e-invoicing et, dans certains cas, de e-reporting pour la transmission de certaines données à l’administration fiscale. 

Les entreprises ont donc tout intérêt à anticiper leur mise en conformité sans attendre : mise à jour des référentiels clients et fournisseurs, vérification des mentions obligatoires, sélection de la plateforme adaptée, et adaptation des processus internes aux nouveaux cas d’usage métier. 

À noter également : l’identification du destinataire ne passera plus uniquement par une adresse e-mail. L’Annuaire des Entreprises, alimenté sur la base du numéro SIREN, permettra de retrouver les coordonnées de facturation de vos clients. Il sera indispensable de s’assurer que votre entreprise peut produire, recevoir et traiter les formats UBL, CII et Factur-X. Ce n’est plus une option réservée aux grandes organisations, c’est un prérequis de conformité pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA. 

Frequently asked questions 

Which formats are mandatory for e-invoicing in France?

La réforme reconnaît trois formats socles : UBL, CII et Factur-X. Les deux premiers sont des formats XML purement structurés ; le troisième est un format hybride associant un PDF visuel à des données XML. UBL est également le format retenu pour l’interopérabilité avec le réseau Peppol. 

Is a PDF sent by email still valid?

Pour l’instant, oui. Mais à compter du 1er septembre 2026, ce mode d’envoi ne sera plus conforme pour les échanges avec des grandes entreprises et ETI françaises, et à partir du 1er septembre 2027, il ne le sera plus du tout pour les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France. Il reste cependant valable pour les clients BtoC ou les partenaires internationaux. 

When does e-invoicing become mandatory in France?

La réception est obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026. L’émission suit le même calendrier pour les grandes entreprises et ETI, puis s’étend aux PME et TPE au 1er septembre 2027. 

Why does the choice of format matter so much?

Le format détermine directement votre conformité réglementaire, mais aussi la fluidité de vos processus internes, la qualité des données échangées et la capacité de vos équipes à s’adapter. Un format bien choisi facilite l’intégration dans vos systèmes comptables, réduit les erreurs et garantit une transition sereine vers le nouveau cadre légal.